在這個數位化的時代，電子郵件已成為職場溝通中不可或缺的一環，使用正確的英語電子郵件寫作規範，不只能讓你的電子郵件更清晰、簡潔，也能展現你的專業與素養。無論您是與客戶、同事或主管交流，掌握英語電子郵件寫作規範都能幫助您在職場上事半功倍。
2. 掌握電子郵件寫作的黃金法則
在正式的職場溝通中，電子郵件是不可或缺的工具。一份得體且專業的電子郵件，能為您在職場上留下良好的印象，同時也能提升溝通效率。然而，許多人在撰寫電子郵件時，往往忽略了基本的寫作規範，導致電子郵件內容雜亂無章，甚至造成誤會。因此，掌握電子郵件寫作的黃金法則至關重要。以下將一一介紹：
（1）明確的主旨
電子郵件的主旨是收件人第一眼看到的內容，也是決定他們是否會開啟郵件的關鍵。因此，主旨必須簡潔扼要，清楚說明郵件的內容。建議您在撰寫主旨時，使用動詞開頭，並將最重要的資訊放在最前面。例如，如果您要傳送一份文件，您可以將主旨寫成「[文件分享] 2023年第一季度銷售報告」。
（2）得體的稱謂
在電子郵件的開頭，您需要使用得體的稱謂來向收件人問候。一般來說，您可以使用「您好」、「親愛的」或「尊敬的」等稱謂。如果您與收件人很熟悉，也可以使用他們的姓名來稱呼他們。切勿在電子郵件中使用不正式的稱謂，例如「嗨」或「喂」。
（3）清晰的內容
電子郵件的內容應該是清晰且簡潔的。避免使用冗長的句子和複雜的詞彙。如果您需要傳達複雜的資訊，可以將內容分段落，並使用項目符號或編號來列出重點。此外，您還應該注意電子郵件的格式，包括字體、字號和段落間距等，以確保電子郵件易於閱讀。
（4）適當的附件
如果您需要在電子郵件中附上檔案，請務必確保檔案大小適當，並且使用正確的檔案格式。一般來說，電子郵件的附件大小不宜超過 10MB。如果您需要傳送較大的檔案，您可以使用雲端硬碟或檔案傳輸服務。在附上檔案時，您應該在電子郵件的內容中註明檔案名稱和簡短說明。
（5）正確的結尾
在電子郵件的結尾，您應該使用適當的結語來向收件人表達謝意或期待他們的回覆。常見的結語包括「謝謝您的時間」、「期待您的回覆」或「此致敬禮」。在結語之後，您應該留下您的姓名和職稱，以便收件人知道您是誰。
3. 遵循英語電子郵件寫作規範的黃金準則
在電子郵件寫作規範中，第一印象至關重要。一封精心編寫的電子郵件可以為您和您的公司樹立良好的形象，而一封粗心大意的電子郵件則可能產生負面影響。為了確保您的電子郵件留下積極的印象，請遵循以下黃金準則：
- 使用專業的電子郵件地址：
你的電子郵件地址應該是專業的，最好是與你的公司或組織相關的。避免使用暱稱或個人電子郵件地址。
- 撰寫清晰的主旨行：
主旨行應該簡短而能反映電子郵件的內容。這將幫助收件人快速掃描他們的電子郵件並確定哪些是他們應該優先處理的。
- 使用禮貌的語氣：
在電子郵件中務必使用禮貌和尊重的語氣。避免使用粗俗或冒犯性的語言，即使你很生氣。
- 保持電子郵件簡短扼要：
人們在線上注意力有限，因此請保持您的電子郵件簡短扼要。只包括收件人需要知道的資訊，並避免不必要的細節。
- 使用清晰易懂的語言：
在電子郵件中使用清晰易懂的語言，即使您正在寫給技術專家。避免使用術語或行業黑話，並確保您的句子簡短且結構良好。
- 仔細校對您的電子郵件：
在您發送電子郵件之前，請仔細校對您的電子郵件，以確保沒有錯別字或語法錯誤。這將表明您對細節的關注，並使您的電子郵件更容易閱讀。
遵循這些黃金準則，您可以確保您的電子郵件給人留下良好的印象，並建立積極的商務關係。
4. 遵守英語電子郵件寫作規範的十項守則
在使用英語撰寫電子郵件時，應遵守以下十項守則，以確保電子郵件的專業性和有效性：
- 使用正確的電子郵件格式：電子郵件應包含收件人地址、發件人地址、標題、日期和內文。收件人地址應在「收件人」欄位中輸入，發件人地址應在「發件人」欄位中輸入，標題應在「主旨」欄位中輸入，日期應在「日期」欄位中輸入，內文應在「內文」欄位中輸入。
- 使用正式的語氣：電子郵件的語氣應正式，避免使用俚語、俗語和不當的語言。同時也要避免使用過於複雜的語言，以免讓收件人難以理解。
- 使用簡潔的語言：電子郵件的語言應簡潔，避免使用冗長的句子和不必要的詞語。同時，也要避免使用過於簡短的語言，以免讓收件人難以理解。
- 使用明確的語言：電子郵件的語言應明確，避免使用模糊不清的詞語和不確定的表達方式。同時，也要避免使用過於抽象的語言，以免讓收件人難以理解。
- 使用正確的時態和語態：電子郵件的時態和語態應正確，避免使用錯誤的時態和語態。同時，也要避免使用過於複雜的時態和語態，以免讓收件人難以理解。
- 使用正確的標點符號：電子郵件的標點符號應正確，避免使用錯誤的標點符號。同時，也要避免使用過多的標點符號，以免讓收件人難以理解。
- 使用正確的拼寫和語法：電子郵件的拼寫和語法應正確，避免使用錯誤的拼寫和語法。同時，也要避免使用過於複雜的拼寫和語法，以免讓收件人難以理解。
- 使用正確的格式：電子郵件的格式應正確，避免使用錯誤的格式。同時，也要避免使用過於複雜的格式，以免讓收件人難以理解。
- 使用正確的附件：電子郵件的附件應正確，避免使用錯誤的附件。同時，也要避免使用過多的附件，以免讓收件人難以理解。
- 使用正確的發送時間：電子郵件的發送時間應正確，避免使用錯誤的發送時間。同時，也要避免使用過於頻繁的發送時間，以免讓收件人感到厭煩。
| 遵守英語電子郵件寫作規範的十項守則 | |
|---|---|
| 守則 | 說明 |
| 使用正確的電子郵件格式 | 電子郵件應包含收件人地址、發件人地址、標題、日期和內文。 |
| 使用正式的語氣 | 電子郵件的語氣應正式，避免使用俚語、俗語和不當的語言。 |
| 使用簡潔的語言 | 電子郵件的語言應簡潔，避免使用冗長的句子和不必要的詞語。 |
| 使用明確的語言 | 電子郵件的語言應明確，避免使用模糊不清的詞語和不確定的表達方式。 |
| 使用正確的時態和語態 | 電子郵件的時態和語態應正確，避免使用錯誤的時態和語態。 |
| 使用正確的標點符號 | 電子郵件的標點符號應正確，避免使用錯誤的標點符號。 |
| 使用正確的拼寫和語法 | 電子郵件的拼寫和語法應正確，避免使用錯誤的拼寫和語法。 |
| 使用正確的格式 | 電子郵件的格式應正確，避免使用錯誤的格式。 |
| 使用正確的附件 | 電子郵件的附件應正確，避免使用錯誤的附件。 |
| 使用正確的發送時間 | 電子郵件的發送時間應正確，避免使用錯誤的發送時間。 |
5. 靈活運用英語電子郵件寫作規範
掌握電子郵件寫作規範固然重要，但靈活運用更為關鍵。
職場中，電子郵件溝通是日常，難免會遇到各種特殊情況。若能靈活運用英語電子郵件寫作規範，即可輕鬆克服挑戰，維持有效順暢的溝通。
以下提供一些靈活運用的技巧：
- 考慮收件人的背景和文化：在撰寫電子郵件時，應考慮收件人的背景和文化差異，調整寫作風格和用語，以確保訊息清楚易懂，避免引起誤解或冒犯。
- 適時調整電子郵件的正式程度：視乎電子郵件的性質和目的，可適時調整電子郵件的正式程度。若為正式場合或與上級溝通，應採用正式的寫作風格；若為非正式場合或與同事或朋友溝通，可採用較為輕鬆的寫作風格。
- 善用電子郵件功能：電子郵件軟體通常提供多種功能，如附檔、超連結、表情符號等。善用這些功能，可以使電子郵件更具視覺吸引力，更容易傳遞訊息。例如，若需傳送大量資料，可使用附檔功能；若需提供更多資訊，可使用超連結功能；若需表達情緒，可使用表情符號功能。
- 確保電子郵件簡潔明瞭：即使在靈活運用電子郵件寫作規範時，仍應確保電子郵件簡潔明瞭。避免冗長的內容和不必要的細節，以免讓收件人失去耐心或產生混亂。
- 仔細檢查電子郵件內容：在發送電子郵件之前，請務必仔細檢查內容，以確保沒有錯別字、文法錯誤或語意不清之處。這將使您的電子郵件更加專業，並避免造成誤解。
透過靈活運用英語電子郵件寫作規範，可以讓您的電子郵件更加有效，讓溝通更加順暢。在掌握規範的基礎上，靈活運用，方能遊刃有餘，在職場中展現專業形象。
6. 掌握英語電子郵件寫作規範的架構
電子郵件寫作的架構就像一座建築的骨架，提供了穩固的支撐和清晰的組織，確保內容得以順暢傳遞。在英語電子郵件寫作中，遵循正確的架構尤為重要，它可以幫助讀者快速掌握電子郵件的重點，並提高溝通效率。
6.1 郵件標頭（Email Header）
郵件標頭是電子郵件最顯著的組成部分，包含了發件人、收件人、主旨和日期等重要資訊。發件人應清楚標示自己的姓名或組織名稱，收件人則須準確輸入對方電子郵件地址。主旨應簡潔扼要，概括電子郵件內容重點，吸引讀者點擊並閱讀正文。日期通常會自動生成，但仍需確認其正確性，以避免造成誤會。
6.2 郵件正文（Email Body）
郵件正文是電子郵件的核心部分，用於傳達具體資訊和內容。在撰寫郵件正文時，應注意以下要素：
- 開場白（Salutation）：以合適的問候語開啟郵件，例如「親愛的（收件人姓名）」或「您好」。
- 內文段落（Body Paragraphs）：正文段落應以段落的形式組織內容，每段應有一個明確的主題，並使用連接詞和過渡詞來建立段落之間的邏輯關係。
- 結尾段落（Conclusion）：總結電子郵件的主要內容，並提出行動呼籲或其他需要的回應。例如：「期待您的回覆」或「請在（日期）之前確認。」
- 關閉語（Closing）：以禮貌的關閉語結束電子郵件，例如「此致敬禮」或「祝一切順利」。
6.3 郵件附件（Email Attachments）
若需在電子郵件中傳輸文件、圖片或其他檔案，則可將其作為附件加入電子郵件。在添加附件時，應注意以下事項：
- 檔案格式：選擇合適的檔案格式，以確保對方能夠順利開啟和讀取檔案。現今常用的檔案格式包括 PDF、Word、Excel 和 PowerPoint 等。
- 檔案大小：留意附件檔案的大小，避免過大而導致電子郵件無法傳送。若附件檔案過大，可考慮使用雲端儲存服務或壓縮檔案後再添加。
- 檔案安全性：若附件檔案包含敏感或機密資訊，應考慮使用密碼保護或加密技術來確保檔案安全。
6.4 電子簽名（Email Signature）
電子簽名是出現在電子郵件結尾的文字內容，通常包含發件人的姓名、職稱、公司名稱、聯絡資訊（如電子郵件地址或電話號碼）等。電子簽名不僅可以讓收件人快速識別發件人，也有助於建立專業形象。
英語電子郵件寫作規範結論
本指南提供了全面的英語電子郵件寫作規範，旨在幫助您在職場上進行有效且專業的溝通。透過掌握這些規範，您可以確保電子郵件清晰、簡潔、專業，並且符合收件人的期望。在瞬息萬變的職場中，良好的電子郵件寫作技巧可以讓您脫穎而出，並在競爭中取得優勢。
英語電子郵件寫作規範不僅是為了展現專業素養，更能幫助您建立良好的職業形象。當您使用正確的英語電子郵件寫作規範時，收件人會對您留下良好的印象，並更願意與您合作。因此，在撰寫電子郵件時，請務必花時間遵循這些規範，以確保您的電子郵件能夠發揮最大的效用。
英語電子郵件寫作規範 常見問題快速FAQ
1. 什麼是英語電子郵件寫作規範？
英語電子郵件寫作規範是指在使用電子郵件進行溝通時，所應遵守的規則和原則。這些規範包括電子郵件的格式、內容、語氣等方面，旨在幫助使用者撰寫出清晰、簡潔、有禮貌的電子郵件，並有效地傳達訊息。
2. 為什麼在職場上遵守英語電子郵件寫作規範很重要？
在職場上遵守英語電子郵件寫作規範非常重要。首先，它可以幫助您建立專業的形象，讓您的電子郵件更具可信度。其次，它可以幫助您更有效地傳達訊息，避免誤解和歧義的發生。第三，它可以節省您的時間和精力，讓您在寫電子郵件時更加高效。
3. 在英語電子郵件中，如何使用問候語和結尾語？
在英語電子郵件中，問候語和結尾語的使用非常重要。問候語通常用於表達對收件人的尊重和友好，而結尾語則用於表達對收件人的感謝和祝福。在正式的電子郵件中，通常使用「Dear [收件人姓名]」作為問候語，而在非正式的電子郵件中，則可以使用「Hi [收件人姓名]」。在結尾語中，通常使用「Sincerely」或「Best regards」作為正式的結尾語，而「Thanks」或「Take care」則可以用於非正式的電子郵件。